خمس إرشادات متميزة لتوفير أموالك وتطوير أعمالك

لا يقتصر نجاح التجارة على أرباحها الطائلة فحسب بل يشمل ذلك الحد من النفقات دون التأثير على كفاءة التشغيل. ومن جهة أخرى لا يعتبر توظيف عمالة منقوصة الخبرة والكفاءة وتجنب الحلول التقنية وخفض ميزانيات الدعاية والترويج حلولاً ذكية بل قد تشكل عوامل مسببة لانخفاض معدلات النمو على المدى البعيد.

وبخلاف ذلك يمكن تبني طرق مبتكرة وأكثر يسراً لترشيد نفقاتكم التشغيلية وتحقيق أرباح مجزية دون الحد من جودة المنتج أو الخدمة المقدمة. ومن تلك الطرق الناجعة ما يلي:

مراقبة وتحليل النفقات

يُعد تقييم وتنظيم النفقات خطوة أولى وأساسية لتوفير  الأموال، كما يوفر كشف الحساب المصرفي معلومات وافية ومفصلة عن كل النفقات. وفي حال لم تكن أياً من تلك النفقات ضرورية أو ملحة يفضل عندئذ تجنبها أو تقليل قيمتها قدر الإمكان، علماً بأن ذلك ينطبق على البنود الأساسية وغير الأساسية. وعلى سبيل المثال يعتبر الوقت أحد تلك العوامل التي يمكن التحكم فيها وتطويعها لصالح العمل؛ فإهدار الوقت في أمور غير مجدية يمكن ان يعد من النفقات والخسائر التي يمكن تجنبها أو الحد منها على أقل تقدير ومن ثم تحويلها إلى مصدر للإنتاج وتحقيق الأرباح.

من جانب آخر، تتوافر عدة أدوات وتطبيقات تساعد على تسجيل وتحليل وتقييم النفقات وإعداد تقارير معمقة فضلاً عن اقتراح طرق مبتكرة للحد من النفقات غير الضرورية.

استبدل النظم الورقية بنظم رقمية

لا يزال القلم والورقة يشكلان عادة ربما يصعب الاستغناء عنها من قبل غالبية الناس، بيد أن الحد من استخدامهما أمر  في متناول الجميع وبحيث تقتصر على أمور طارئة أو محددة. ويفضل في هذا الجانب الاتجاه إلى الحلول الرقمية أو الالكترونية التي توفر الوقت والجهد وتؤمن حفظ يسير ومضمون للبيانات والمعلومات وسرعة إعداد التقارير وطباعة المستندات بمختلف أنواعها. وتوجد عديد من التطبيقات والبرامج التي تخدم أرباب العمل في هذا المجال كنظام تخطيط الموارد في المؤسسة (ERP) وبرمجيات لإدارة المشاريع. وبالإضافة إلى توفير نفقات القرطاسية، يمكنك توفير الكثير من المال عن طريق عدم شراء المعدات المرتبطة بها مثل الطابعات وأجهزة الفاكس والخراطيش، إلخ.

استثمر في بوابة دفع إلكترونية محمية

أصبح الاحتيال المالي من العوامل الدارجة والرئيسية في زيادة معدلات الخسارة وزيادة النفقات بصورة عامة. ولتجنب ذلك يحبذ الاستثمار في نظم وبرامج الدفع الإلكتروني الآمن التي تتضمن مجموعة من وسائل الحماية الإلكترونية الموثوقة. ومن تلك النظم ما يعرف ببروتوكول AES 256-bit المدعّم بخاصية التشفير وكذلك ما يعرف بنظام الموالفة الثنائي أو (2FA)، .. الخ.

من ناحية أخرى يمكنك اختيار شركة لحلول الدفع التي تلتزم بمتطلبات ومعايير أمن المعلومات المستخدمة في نظم الدفع الإلكتروني التي تعرف اختصاراً بـ PCI DSS واللوائح الحكومية وغيرها من التوجيهات القانونية. وفيما تستثمر في بوابة دفع، تحقق من تكاليف الاشتراك وغيرها من تكاليف ورسوم مترتبة لتفادي دفع رسوم ضخمة للمعاملات.

استخدم نظام حوسبة سحابية والبرمجيات كخدمة SaaS

قد يكلف تكوين بنية معلوماتية خاصة مبالغ باهظة لا سيما حتمية تخصيص فريق عمل مؤهل لتشغيلها ومتابعتها. وعلى النقيض من ذلك، يمكن استخدام نظم الحوسبة السحابية أو ما يعرف اصطلاحاً Cloud Computing للاستعاضة بها عن الخيار سالف الذكر.

فبكل بساطة يمكن طلب أو استئجار نظام مجهز  بخدمة الحوسبة السحابية من مزود معتمد لحفظ البيانات والمعلومات دون أي معوقات إضافية. جدير بالذكر أن الحوسبة السحابية تضمن سرية وأمن المعلومات فضلاً عن مرونتها من حيث سعة التخزين وانخفاض التكلفة.

ويعتبر نظام (SaaS) واحد من تلك النظم المتاحة بطريقة الاشتراك وتمنح مستخدمها مجموعة من الأدوات والتطبيقات التي يمكنها إدارة وتشغيل ومراقبة الأعمال بسهولة ويسر. وكخيار مناسب يمكن لصاحب العمل استخدام حزمة مخصصة وفقاً لمتطلباته لتجنب احتساب نفقات إضافية حال استخدام حزم خدمات أخرى.

استعن بمصادر خارجية واعمل من المنزل

جسدت العولمة والتطور التقني وتحسين خدمات وسرعات شبكة الانترنت أركاناً راسخة لبيئة العمل وكيفيات التواصل بين أطراف العالم بكل يسر وسلاسة ما أتاح للفرد إمكانية الاستعاضة بمصادر خارجية لتقديم خدمات إدارية وترويجية منخفضة التكلفة دون الحاجة لتكبد عناء إعداد وتشغيل نظم داخلية معقدة.

وفي حال عدم تحبيذ هذا المسار يمكن حث الموظفين على العمل من المنزل، وهو ما يفضي بطبيعة الحال إلى الحد من النفقات وتوفير الأموال التي قد تهدر لتكوين بنية تحتية محددة يعتمد عليها الموظفين.

وكخيار آخر  يمكنك تجهيز موقع عمل مشترك يستوعب الموظفين. فشراء عقار وتجهيزه بما يلزم من معدات ومتطلبات قد يشكل خيار اً باهظ الكلفة.

الخلاصة

تتعدد السبل المبتكرة والمجربة لتوفير الأموال في مختلف مجالات التجارة في حين أن الطرق المذكورة سالفاً تعتبر الأكثر ضماناً من حيث المردود المتعلق بخفض النفقات التشغيلية واتزان ملاءة الأصول. وننصحك بتطبيق ما سبق ذكره من إرشادات قبل فوات الأوان لضمان مستقبل أفضل لأعمالك.